GDPR

9. maj 2018

Persondata – oversigt

I vores børnehuse arbejder vi med persondata i en række forskellige dokumenter og systemer, som er omfattet af persondataforordningen. Det følgende er en oversigt over og definitioner på de forskellige samlinger af persondata, vi anvender.

Reglerne for håndtering af de enkelte dokumenttyper og eller systemer er kort beskrevet her

og nærmere beskrevet i en HUSKAT procedure for hver enkelt dokument eller sy stem type.

Ønskes adgang til de data, der findes for det enkelte barn eller den enkelte medarbejder, kan man henvende sig til dataansvarlig Susanne Falk på susanne.falk@titibo.dk.

Børn, forældre, familie

I løbet af barnets tid i børnehuset kan/vil ba

rnets og forældrenes data figurere i en række

dokumenter:

Ventelister

Forældrene henvender sig via mail og telefon med ønske om opskrivning på venteliste.

Ventelister indeholder barnets navn, fødselsdato, opskrivningsdato samt ønsket startdato og

evt. søs kende i institutionen. Kontakt mails vedr. opstart samles i en mappe i Dropbox +

mappe med papirkopi på SF’s kontor.

Tilbud/indmeldelsesblanket

Blanket med aftale om indskrivning af barnet. Indeholder samme info som ventelister.

Elektronisk kopi opbevares 5 år i Dropbox. Papirkopi opbevares af SF til barnet stopper.

Stamkort barn

Blanket eller fil indeholdende basisinfo om barnet herunder eventuelle sygdomme, der skal

tages hensyn til i hverdagen eller i tilfælde af uheld. Informationer om biologiske forældre

samt stedforældre, med angivelse af deres rettigheder mht. at deltage i beslutninger omkring barnet, modtage informationer om barnet, afhente barnet. Navne på andre voksne, som må hente barnet uden forudgående aftale med en af barnets forældremyndighedsindehavere.

Informationer om søskende eller andre betydende familiemedlemmer, som det vil være relevant at kende til i den daglige dialog med barnet. Dato for tilbudt og/eller gennemført

sprogvurdering eller andre vurderinger, der skal foretages ente n påbudt af kommunen eller jfr. Dagtilbudsloven.

Tilladelser/IKKE tilladelser til

• særlige transportformer (personbiler, husets bus o.l.)

• navn og fotoanvendelse i medier (Facebook, Hjemmeside, eksterne materialer,

• interne nyhedsbreve, Intra, interne dokume ntationer)

• o.l.

Intra

Intra er et It system leveret af Dansk Intra til kommunikation mellem børnehuset og børnenes

forældre (forældremyndighedshavere) eller forældrene imellem.

Grunddata i systemer er

• barnets navn

• barnets fødselsdato

• den stue eller den stue eller gruppegruppe,, barnet er tilknyttetbarnet er tilknyttet

• forældrenes navneforældrenes navne

• forældrenes cpr.nr (anvendes kun ved 1. logforældrenes cpr.nr (anvendes kun ved 1. log-ind, er krypteret og kan ikke ses ind, er krypteret og kan ikke ses efterfølgende)efterfølgende)

• adresse

• e-mail adresse

• telefonnummer

• Fotos, hvis forældrene selv lægger ind

Systemer kan ud fra de ovenstående data generere en række forskellige lister over børnene

og eller deres forældre.

Intra kan desuden fungere som fælles database for fotos, nyhedsbreve, referater fra

bestyrelsesmøder, aktivitetskalender

Indkrydsningslister = komme gå lister

Indkrydsningslister er lister med navne på alle de børn, er lige nu går på den pågældende

stue. Listerne bruges til at sikre, at pædagogerne altid ved, hvilke børn, de har ansvar for på

den pågældende dag.

Forældrene krydser af, når barnet møder ind. Samtidig kan noteres en lille besked eks. om

forventet afhentningstidspunkt, nattens søvn eller hvem, der henter. Når barnet hentes krydser forældrene af herfor.

Indskrivningslister

Indskrivningslister = lister over børn med navn og fødselsdato anvendes til kommunikation

med den b etalende kommune og til fakturering og lignende administrative rutineopgaver.

Listerne kan indeholde informationer om søskende eller fripladstilskud.

Fødselsdagslister

Oversigter over børnenes fornavn og fødselsdato. Anvendes på stuerne. Indeholder ikke

Andre data og heller ikke de sidste 4 cifre i cprnr.. Regnes ikke for omfattet af persondataforordningen.

Legelister

Lister over børnenes fornavne og forældrenes fornavne og telefonnumre til brug for legeaftaler uden for barnets tid i børnehuset. Forældre ne skriver eller retter selv info på legelister. Legelister regnes ikke for omfattet af persondataforordningen.

Lister til ad hoc opgaver

• ferietilmeldinger

• deltagere til ture, koloni, arrangementer o.l.

Listerne indeholder kun børnenes fornavne og en kryds markering. Listerne regnes ikke for

omfattet af persondataforordningen.

Særlige beskrivelser eller videooptagelser af barnet

til brug ved samarbejde med forældre, eksterne eksperter og myndigheder

• – særlige iagttagelser på det enkelte barn foretaget af eg ne medarbejdere eller eksterne eksperter eks. TRAS, TRASMO, sprogtest, Kunobeller, psykologvurderinger, Marte Meo optagelser, udviklingsbeskrivelser eller referater, bidestatistikker, LP analyser m.m.

• – indberetninger til kommunens fag teams og sociale mynd igheder

• – bekymrings skemaer

Disse dokumenter indeholder følsomme personoplysninger og håndteres som sådan i henhold til persondataforordningen.

Referater fra forældrekonsultationer/dialogmøder

• Notater fra møder afholdt med forældre (eller forældremyndighedshavere) om samarbejdet om det enkelte barns udvikling. Møderne kan både være med og unde eksterne eksperters deltagelse.

Referaterne vil indeholde følsomme data om barnet udvikling og trivsel og/eller familiens prioriteringer og aftaler o m særlige tiltag både i børnehuset og i hjemmet og behandles som sådan jfr. Persondataforordningen.

Gruppe analyser og hverdags beskrivelser til faglige dialoger

• sociodiagrammer / vennogrammer her og nu iagttagelse af det enkelte barns relationer i grup pen

• dokumentationer med citater, fotos og beskrivelser af den almindelige hverdag for grupper af børn med eksempler fra enkelte børn

• relationsanalyse af stuens voksnes relation til den enkelte forældre (rød, gul, grøn) – fotos, videooptagelser eller lyd/musik optagelser fra hverdagen

Informationer er af almindelig karakter beregnet til intern planlægning og udvikling af det

almindelige faglige arbejde for hele børnegruppen og regnes ikke for særlig følsom

information. Kan i lettere anonymiseret form a nvendes i nyhedsbreve o.l. til information til

forældrene.

Debitor konto for betalinger for barnets plads

I bogføringssystemet har hvert barn en debitorkonto, hvoraf fremgår fakturaer og bogførte

indbetalinger for barnets plads for de institutioner, hvor TitiBo gruppen opkræver forældrebetalingen. Barnet er kun identificeret ved navn, forældrenes navne og e-mailadresse.

Medarbejdere

Ansøgninger med bilag

Ansøgninger vil indeholde personfølsomme informationer så som navn, fødselsdato, cpr nr. CV, udtalel ser fra tidligere arbejdsgivere, personlige prioriteringer og holdninger.

Ansættelsesbeviser med bilag

Ansættelsesbeviser indeholder de nødvendige data for relevant lønkørsel herunder cpr. nr.,

lønkonto nr., anciennitet, løngivende særlige funktioner elle r kvalifikationer, adresse, pensionsselskab og gældende overenskomstområde samt eventuelle særlige aftaler om ferie, seniordage o.l.

Til ansættelsesbeviser regnes også eventuelle noter om lønforhandlinger.

Ansættelsesbeviserne omfatter endvidere bilag som uddannelsesbeviser, børneattest, og

accept af anvendelse af medarbejderens foto til interne formål.

Der kan for den enkelte medarbejder være dokumenter med aftaler om flex

job, §56 sygedagpenge dækning, ansættelse i praktik forløb, jobtræning m.v.

Medarbejder stamkort

Stamkortet indeholder info til brug i tilfælde af uheld eller medarbejderens pludselige sygdom.

Intra

Alle medarbejdere tilmeldes i Intra. Her anvendes grunddata som cpr.nr., ansættelse sted og e-mail til styring af den interne kommunikation Intra anvendes endvidere til fælles lager for mødeskemaer.

Lønadministration

Vi anvender Lessor som lønsystem. Her tastes stamdata fra ansættelsesbeviserne. Hver måned i forbindelse med lønkørslen indtastes desuden fraværsdata samt over og undertid og andre info, der udløser genetillæg.

Lønsystemet kan generere fraværsstatistikker, fødselsdagslister på medarbejdere,

adresselister, lønoversigter m.v.

Refusioner ved sygdom og barsel

Refusion for sygdom og barsel søges gennem Nem refusion via Virk.dk.

Refusion fra Industriens Barselsfond søges via barselsfonden.dk.

Hertil hører eventuelle tro og love erklæringer, varigheds eller mulighedserklæringer

Orlovs eller uddannelsesaftaler

Indeholder informationer om barsel, forældreorlov, ferieafvikling, uddannelsesorlov o.l.

Personalelåns aftaler

Indeholder alene information om lånet størrelse og afviklingstakt.

Medarbejderudviklingssamtaler

MUS er personlige samtaler mellem den enkelte medarbejder og lederen. Referater herfra ses alene af de deltagende parter.

Kompetenceudviklingsplaner

Indeholder medarbejderes ønske til kompetenceudvikling (ekstrakt fra MUS), husets fælles

behov og den deraf samlede plan for husets kompetenceudvikling. Anvendes af hele ledergruppen til fælles planlægning.

Særlige personalesamtaler

om sygefravær, manglende opfyldelse af husets krav, advarsler eller opsigelsesårsager vil pr

definition indehold følsomme persondata.

Dialog med fagforeninger

Virksomhedens opsigelser af medarbejdere skal varsles eller meddeles til de respektive

fagforeninger. Forhandlinger om fratrædelsesbetingelser sker også ofte skriftligt. Fra fagforeninger modtages også krav om udbetaling af G-dage. Lønforhandlinger for den enkelte foregår via Tillidsrepræsentanten.

Intra

Intra anvendes til udsendelse af møde skemaer, personale møde referater og andre interne

beskeder fra leder til medarbejdere eller fra medarbejder til leder.

”Bogen”, Logbogen, postmappe

Her skriver medarbejderne besked er om børn og kolleger til hinanden. Bøgerne ligger ikke

tilgængeligt for andre end medarbejdere. De makuleres, når fyldt.

Systemer

IT sikkerhed eksternt

Vi kommunikerer via sikker mail, e-boks eller via direkte adgang til systemer som nem

refusion, lønsystem, bogføringssystem m.v. Der er indgås databehandleraftaler med alle

eksterne databehandlere.

IT sikkerhed internt

Vi opbevarer og deler data internt via Dropbox. Mails, SMS og almindeligt papir anvendes

også.

Årlig oprydning i data og adgange

Der gennemføres oprydning i datalagre både elektroniske og papirbaserede og opdatering af adgangskoder min. 1 gang årligt.

Auditering

Susanne falk og Lilian gennemfører interne audits.

Databrud og beredskabsplan

Databrud skal indrapporteres til Susanne falk, som tager passende aktion.

Adgang til egne data

Børn/forældre hhv. medarbejdere kan få adgang til egne data ved at henvende sig til Susanne Falk.

Databehandleraftaler

Databehandleraftaler indgås og opbevares af Susanne Falk